Importeren

Deze pagina bevat een beschrijving van de importmodules van de applicatie. Vooralsnog kunnen alleen medewerkers worden geimporteerd.

Medewerkers importeren

• Bestand: selecteer het bestand, dat geimporteerd moet worden. Het moet een csv bestand zijn, waarbij de teksten worden afgebakend met een dubbele quote (“) en de velden worden gescheiden door een komma of een puntkomma. De eerste regel moet de namen van de velden bevatten, die overeen moeten komen met de namen in de tabel hieronder. Het is echter niet nodig dat alle velden bestaan in het importbestand; alleen het veld NickName (of FirstName als NickName wordt gegenereerd) is verplicht, de rest is optioneel. Onbekende veldnamen zullen worden overgeslagen.
• Scheidingsteken: geef aan of het een ‘komma’ of ‘puntkomma’ -gescheiden bestand is.
• Schermnaam afhandeling: met deze optie kan je aangeven of het veld Schermnaam(NickName) moet worden geïmporteerd (de kolom Schermnaam of NickName moet dan bestaan in het importbestand) of moet worden gegenereerd (dan wordt het samengesteld aan de hand van de naamvelden van de medewerker)
• Telefoon afhandeling: Met deze optie kan worden aangeven of het moet worden geimporteerd zoals het is (“zo laten”) of dat het moet worden geherformatteerd. In dat laatste geval wordt een missende eerste 0 aangevuld en wordt een eventueel streepje verwijderd. Dit kan handig zijn als de telefoonnummers in het importbestand niet consequent zijn geformatteerd.

Specificaties van de velden. De kolommen van het importbestand moeten overeen komen met de interne veldnamen:

• Schermnaam of NickName:  Wordt geïmporteer als “korte naam”. Dit veld is verplicht als de optie “NickName afhandeling” op importeren staat.
• Geslacht
• Voornaam of FirstName: Dit veld is verplicht als de optie “NickName afhandeling” op genereren staat.
• Tussenvoegsels of MiddleName: spreekt voor zich
• Achternaam of LastName: achternaam
• Telefoon1 of Phone1: zie optie “Telefoon-afhandeling” hierboven
• Telefoon2 of Phone2: zie optie “Telefoon-afhandeling” hierboven
• Email: Dit veld wordt als uniek behandeld. Een te importeren persoon wordt eerst opgezocht in de applicatie aan de hand van zijn emailadres. Als ie al bestaat wordt er geen nieuw record aangemaakt, maar wordt de informatie in het bestaande record ververst
• Straat
• Huisnummer
• Postcode
• WoonPlaats
• Vegetarisch: bevat de tekst ‘ja’ of ‘nee’ (zonder quotes)
• Geboortedatum: de geboortedatum in het formaat dd-mm-yyyy
• Beheerderopmerking: opmerking, die verborgen blijft voor de medewerker zelf als ie inlogt en z’n rooster bekijkt.
• Functie of Voorkeurrooster: Als deze kolom bestaat in het importbestand, wordt bij de medewerker een voorkeurrooster geselecteerd adhv de naam in deze kolom. LET OP: een rooster met deze naam moet al zijn aangemaakt in de applicatie, anders wordt er geen voorkeurrooster geselecteerd
• Databasenummer: mogelijkheid om een id (herkenningsnummer) op te slaan van een andere database. Bijvoorbeeld de interne database van de organisatie. Dit databasenummer wordt in festivalroosters opgeslagen en bij een export weer geexporteerd. Dit maakt het mogelijk om achteraf de medewerkers weer te importeren in de database van de organisatie met de gegevens over de gewerkte uren.