Aan de slag – Festivalroosters

Om snel aan de slag te kunnen met festivalroosters is niet veel nodig. Met het onderstaande stappenplan kan elke coördinator vrij snel een rooster voor een nieuw evenement opzetten. De manier waarop je dit doet is afhankelijk van het doel van het rooster, van je organisatie, van de tijdsdruk, enz… maar meestal zal het hier op neer komen, in deze volgorde:

aanmaken van een periode (evenement/festival)
bedenken van de structuur en groepering van de diensten.
aanmaken van de teams (functies) en locaties
aanmaken van de medewerkers of het instellen van het inschrijfformulier
aanmaken van de diensten
indelen van de medewerkers op de diensten
versturen van email naar de medewerkers met hun roosters

Het bedenken van de structuur is belangrijk; hiervoor zijn in het programma roosters/teams en locaties beschikbaar. Op deze items kan je de diensten filteren en dus dan ook printen of statistieken voor bekijken.
Bedenk dus van te voren hoe je de diensten wilt opdelen. Meestal worden de roosters/teams gebruikt voor functies. bv bouwen, horeca, publieksbegeleiding, techniek, merchandise. Meestal heb je medewerkers geworven voor die verschillende functies en dus is het handig om je roosters ook zo onder te verdelen. Maar ook zou je ervoor kunnen kiezen om rooster te gebruiken voor producties, als je het bijvoorbeeld belangrijk vind om medewerkers vast bij bepaalde producties te zetten of als je projectleiders per productie hebt; dan wil je voor die projectleiders op maat gemaakte roosters maken.
De lokaties zijn gemaakt voor geografische aanduidingen, maar als je festival zich op 1 locatie afspeelt en je hebt deze onderverdeling niet nodig, kan je ze gebruiken voor iets anders.
Teams worden meestal voor ‘functies’ gebruikt en zijn wel meer verweven met de rest van de applicatie. Je kunt ze een kleur geven, zodat je dienstoverzichten duidelijker zijn. Ze verschijnen (optioneel) in het inschrijfformulier, zodat mensen hun voorkeur voor bepaalde functies kunnen aangeven. En ze worden gebruikt bij het inroosteren van de mensen, zodat de mensen die een functie als voorkeurrooster hebben, als eerste worden getoond in de medewerkerkeuzelijst.